Wer darf morgens ins Büro, wer benötigt Zugang zum Lager und wie lässt sich die Berechtigung eines ausgeschiedenen Mitarbeiters möglichst schnell entziehen? Mit wachsender Mitarbeiterzahl wird die klassische Schlüsselverwaltung schnell unübersichtlich.
Elektronische Zutrittskontrollen lösen dieses Problem mit Karten, Transpondern, Zahlencodes oder Smartphone-Apps. Die Systeme unterscheiden sich allerdings deutlich hinsichtlich Komfort, Verwaltungsaufwand und Sicherheit.
Wenn Sie für Ihr Unternehmen eine neue Zutrittslösung planen oder eine bestehende Schließanlage modernisieren möchten, erhalten Sie über unseren Schlüsseldienst Köln Unterstützung bei der Auswahl einer geeigneten mechanischen, elektronischen oder kombinierten Lösung.
Warum elektronische Zutrittskontrolle im Büro sinnvoll sein kann
Bei einer klassischen Schließanlage wird die Berechtigung über den jeweiligen Schlüssel festgelegt.
Das funktioniert zuverlässig – wird aber komplizierter, sobald viele Personen unterschiedliche Bereiche betreten dürfen.
Typische Fragen sind:
- Wer besitzt aktuell welchen Schlüssel?
- Wurden alle Schlüssel ehemaliger Mitarbeiter zurückgegeben?
- Wer darf in Lager oder Technikraum?
- Wie erhält eine Reinigungskraft Zugang?
- Was passiert bei einem verlorenen Generalschlüssel?
- Wie werden temporäre Mitarbeiter eingebunden?
Elektronische Systeme machen diese Berechtigungen flexibler.
Statt einen Zylinder auszutauschen, kann häufig einfach die entsprechende Karte, der Code oder das Benutzerkonto deaktiviert werden.
Welche Zutrittsmöglichkeiten gibt es?
Für Büros sind vor allem drei Varianten verbreitet:
- Karten und Transponder
- Zahlencodes
- Smartphone-Apps
Daneben gibt es Fingerabdruckscanner und andere biometrische Systeme. Für viele Unternehmen bilden Karten, Codes und Apps jedoch die praktikabelsten Grundlagen.
1. Zutrittskarten und Transponder
Bei diesem System erhält jeder Nutzer eine eigene Karte, einen Chip oder einen kleinen Transponder.
Zum Öffnen wird das Medium an ein Lesegerät beziehungsweise einen elektronischen Schließzylinder gehalten.
Vorteile von Karten und Transpondern
Ein großer Vorteil ist die einfache Bedienung.
Mitarbeiter müssen:
- kein Smartphone verwenden,
- keine App installieren,
- keinen Code merken.
Außerdem besitzt jede Person ihr eigenes Zutrittsmedium.
Geht eine Karte verloren, kann bei einem entsprechend aufgebauten System genau diese Berechtigung gesperrt werden. Die übrigen Karten funktionieren weiter.
Das ist ein deutlicher Unterschied zur mechanischen Schließanlage, bei der ein verlorener Schlüssel je nach Berechtigung einen größeren Austausch erforderlich machen kann.
Nachteile
Karten können:
- verloren gehen,
- vergessen werden,
- beschädigt werden,
- an andere Personen weitergegeben werden.
Außerdem müssen neue Karten ausgegeben und ausgeschiedene Mitarbeiter zuverlässig aus dem System entfernt werden.
Besonders geeignet für
Karten- oder Transpondersysteme eignen sich gut für:
- mittelgroße und große Büros,
- Unternehmen mit mehreren Abteilungen,
- Lager- und Produktionsbereiche,
- Praxen,
- Kanzleien,
- Gebäude mit vielen Mitarbeitern.
Sie sind besonders praktisch, wenn Mitarbeiter täglich mehrere Türen benutzen.
2. Zutrittskontrolle per Zahlencode
Bei einem Codesystem befindet sich an der Tür ein Tastenfeld. Die Tür wird durch Eingabe eines festgelegten PIN-Codes freigegeben.
Dafür muss weder ein Schlüssel noch eine Karte mitgeführt werden.
Vorteile von Codes
Der offensichtlichste Vorteil: Es kann nichts verloren gehen.
Ein Codesystem kann deshalb besonders praktisch sein für Bereiche, die von mehreren Personen genutzt werden.
Beispiele:
- Sozialräume
- interne Nebeneingänge
- kleinere Büros
- Lagerräume
- Räume mit regelmäßig wechselnden Nutzern
Ein neuer Mitarbeiter benötigt lediglich den entsprechenden Code.
Nachteile von gemeinsam genutzten Codes
Problematisch wird es, wenn zehn, zwanzig oder fünfzig Personen denselben PIN kennen.
Ein einmal weitergegebener Code lässt sich kaum zurückholen.
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, sollte der gemeinsame Code eigentlich geändert werden. Anschließend müssen alle anderen Nutzer den neuen Code erhalten.
Außerdem besteht das Risiko, dass ein Code:
- beobachtet,
- weitergegeben,
- notiert,
- versehentlich veröffentlicht
wird.
Für wichtige Bereiche sind deshalb individuelle Benutzer-Codes deutlich sinnvoller als ein gemeinsamer PIN für das gesamte Unternehmen.
Wann Codes besonders praktisch sind
Codes eignen sich besonders für Situationen, in denen Personen kurzfristig Zugang benötigen.
Beispielsweise kann ein temporärer Code für:
- Handwerker,
- Lieferanten,
- Reinigungspersonal,
- externe Dienstleister
eingerichtet werden.
Idealerweise lässt sich dieser Code zeitlich beschränken und danach automatisch deaktivieren.
3. Zutrittskontrolle per Smartphone-App
Bei einer App-Lösung wird das Smartphone zum digitalen Schlüssel.
Je nach System kommuniziert das Smartphone beispielsweise direkt mit dem Türsystem oder erhält eine digitale Zutrittsberechtigung.
Für Unternehmen bietet diese Variante besonders flexible Verwaltungsoptionen.
Vorteile der Smartphone-Lösung
Viele Mitarbeiter tragen ihr Smartphone ohnehin ständig bei sich.
Dadurch entfällt ein zusätzliches Medium wie Karte oder Schlüssel.
Digitale Berechtigungen können je nach System:
- vergeben,
- geändert,
- zeitlich begrenzt,
- entzogen
werden.
Das kann beispielsweise beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters praktisch sein. Statt physische Schlüssel vorzubereiten, wird eine digitale Berechtigung eingerichtet.
Auch bei mehreren Standorten können App-basierte Systeme interessant sein.
Nachteile von Apps
Die Smartphone-Lösung setzt voraus, dass:
- ein kompatibles Gerät vorhanden ist,
- die App funktioniert,
- das Benutzerkonto korrekt eingerichtet ist,
- gegebenenfalls Bluetooth oder Internet verfügbar ist.
Hinzu kommen typische Fragen:
- Was passiert bei leerem Smartphone-Akku?
- Was passiert bei Verlust des Smartphones?
- Was passiert beim Gerätewechsel?
- Was passiert, wenn ein Mitarbeiter kein privates Smartphone verwenden möchte?
Für solche Situationen muss es eine alternative Zugangslösung geben.
Karten, Codes und Apps im direkten Vergleich
| Lösung | Komfort | Verwaltung | Verlustproblem | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|
| Karte/Transponder | hoch | einfach | Medium kann verloren gehen, aber gesperrt werden | viele Mitarbeiter |
| Zahlencode | sehr hoch | bei wenigen Nutzern einfach | kein physischer Verlust | kleinere Gruppen, temporäre Zugänge |
| Smartphone-App | sehr hoch | sehr flexibel | digitale Berechtigung sperrbar | moderne, flexible Unternehmen |
Die beste Lösung hängt deshalb nicht davon ab, welche Technik am modernsten wirkt, sondern davon, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.
Ein System muss nicht überall gleich sein
Viele Unternehmen benötigen keine einzige Zutrittsmethode für sämtliche Türen.
Eine Kombination kann deutlich sinnvoller sein.
Beispielsweise:
Haupteingang: Karte oder Smartphone
Büroräume: Karte
Besprechungsräume: frei zugänglich
Technikraum: eingeschränkte Berechtigung
Lieferantenzugang: temporärer Code
Notzugänge: mechanische Lösung
Ein solches Konzept wird häufig als hybride Zutritts- beziehungsweise Schließlösung umgesetzt.
Zutrittsrechte nach Bereichen vergeben
Ein großer Vorteil elektronischer Systeme liegt darin, dass nicht jeder Nutzer automatisch alle Türen öffnen können muss.
Ein Beispiel:
Mitarbeiter
Zugang zu:
- Haupteingang
- eigener Büroetage
- Gemeinschaftsräumen
Teamleitung
Zusätzlich:
- Besprechungsbereiche
- bestimmte Lagerräume
IT
Zusätzlich:
- Serverraum
- Technikbereich
Reinigungspersonal
Zugang:
- nur außerhalb der normalen Arbeitszeit
- nur zu festgelegten Bereichen
Je weniger weitreichend eine einzelne Berechtigung ist, desto kleiner wird auch das Risiko bei Verlust oder Missbrauch.
Zeitabhängige Berechtigungen
Elektronische Zutrittskontrollen können je nach System auch zeitlich gesteuert werden.
Ein Mitarbeiter könnte beispielsweise nur:
Montag bis Freitag von 06:00 bis 20:00 Uhr
Zugang erhalten.
Ein externer Techniker möglicherweise nur:
Mittwoch von 09:00 bis 13:00 Uhr
Danach verliert seine Berechtigung automatisch ihre Gültigkeit.
Gerade bei häufig wechselnden Dienstleistern kann das die Schlüsselverwaltung erheblich vereinfachen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Bei einer klassischen mechanischen Schließanlage muss zunächst sichergestellt werden, dass sämtliche Schlüssel zurückgegeben wurden.
Ist ein Schlüssel verschwunden, stellt sich die Frage, welches Sicherheitsrisiko besteht.
Bei elektronischen Systemen kann die jeweilige Berechtigung normalerweise deaktiviert werden.
Das Zutrittsmedium kann dann nicht mehr verwendet werden, selbst wenn:
- die Karte nicht zurückgegeben wird,
- der Transponder verloren wurde,
- die digitale Berechtigung noch auf einem Smartphone gespeichert war.
Damit dies zuverlässig funktioniert, müssen Austritte allerdings konsequent in der Zutrittsverwaltung berücksichtigt werden.
Was passiert bei Kartenverlust?
Verliert ein Mitarbeiter seine Karte, sollte dies möglichst schnell gemeldet werden.
Anschließend kann die entsprechende Berechtigung gesperrt und ein neues Medium ausgegeben werden.
Ein gutes System sollte deshalb eindeutig erkennen können, welcher Nutzer welches Medium besitzt.
Nummerierte und dokumentierte Karten sind wesentlich besser zu verwalten als anonyme Transponder, deren Besitzer nicht mehr nachvollziehbar sind.
Gemeinsamer Code oder individueller Code?
Für einen wenig kritischen Raum kann ein gemeinsamer Code ausreichend sein.
Für wichtige Zugänge ist eine individuelle Lösung besser.
Gemeinsamer Code
Vorteil: sehr einfach.
Nachteil: Sie wissen nicht, welche Person ihn verwendet hat, und müssen ihn bei einer unerwünschten Weitergabe für alle ändern.
Individueller Code
Jeder Nutzer erhält seinen eigenen PIN.
Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wird nur dieser Code deaktiviert.
Das ist bei größeren Nutzergruppen wesentlich besser zu verwalten.
Was passiert bei Strom- oder Internetausfall?
Diese Frage sollte bereits bei der Planung beantwortet werden.
Nicht jedes elektronische Zutrittssystem funktioniert gleich.
Einige Komponenten arbeiten:
- batteriebetrieben,
- lokal ohne Internet,
- über zentrale Steuerungen,
- über Netzwerkverbindungen.
Ein Internetausfall sollte bei einem gut geplanten System nicht automatisch bedeuten, dass niemand mehr das Gebäude betreten kann.
Vor der Installation sollten Sie deshalb klären:
- Welche Türen funktionieren offline?
- Welche Komponenten benötigen Strom?
- Gibt es eine Notstromversorgung?
- Gibt es mechanische Notzugänge?
- Wie wird bei einem Systemausfall vorgegangen?
Ein Notfallkonzept gehört zu einer professionellen Zutrittsplanung dazu.
Mechanische Sicherheit nicht vergessen
Ein elektronischer Kartenleser schützt eine Tür nicht automatisch gegen mechanische Angriffe.
Weiterhin wichtig sind:
- stabiler Türrahmen
- geeigneter Sicherheitsbeschlag
- hochwertige Verriegelung
- passende Schließzylinder beziehungsweise elektronische Zylinder
- sichere Montage
Die Zugangselektronik regelt hauptsächlich, wer die Tür benutzen darf.
Der mechanische Aufbau entscheidet weiterhin wesentlich darüber, wie widerstandsfähig die Tür selbst ist.
Online- oder Offline-System?
Bei elektronischen Zutrittslösungen wird häufig zwischen zentral vernetzten und eher lokal arbeitenden Systemen unterschieden.
Online-System
Die Tür beziehungsweise das Lesegerät ist mit einer zentralen Verwaltung verbunden.
Vorteile können sein:
- Änderungen schnell übertragen
- zentrale Administration
- mehrere Standorte verwalten
- Berechtigungen kurzfristig ändern
Dafür ist die technische Infrastruktur aufwendiger.
Offline-System
Berechtigungen werden lokal beziehungsweise über Zutrittsmedien verwaltet.
Das kann bei kleineren Unternehmen ausreichend und weniger komplex sein.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt stark von:
- Anzahl der Türen,
- Zahl der Nutzer,
- Standorten,
- Änderungsfrequenz
ab.
Kleine Büros: Oft genügt eine einfache Lösung
Ein Büro mit fünf Mitarbeitern benötigt normalerweise kein hochkomplexes Zutrittsmanagement.
Eine sinnvolle Lösung könnte beispielsweise bestehen aus:
- hochwertiger mechanischer Haustürsicherung,
- elektronischem Zylinder oder Codesystem am Büroeingang,
- normalen mechanischen Schlüsseln für selten genutzte Nebenräume.
Das hält den Verwaltungsaufwand gering.
Mittelgroße Unternehmen: Karten oder Hybridlösungen
Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigt der Nutzen individuell verwaltbarer Zutrittsmedien.
Karten oder Transponder bieten dann häufig einen guten Kompromiss aus:
- einfacher Bedienung,
- flexibler Verwaltung,
- klaren Berechtigungen.
Smartphone-Zugänge können zusätzlich angeboten werden.
Große Unternehmen: Zentrale Zutrittsverwaltung
Bei vielen Türen, Abteilungen oder Standorten wird eine strukturierte Berechtigungsverwaltung besonders wichtig.
Vor der Anschaffung sollte deshalb nicht nur über den Türöffner gesprochen werden.
Entscheidend ist der gesamte Schließ- und Berechtigungsplan:
- Wer benötigt welchen Zugang?
- Welche Bereiche sind besonders sensibel?
- Welche Personen benötigen temporäre Rechte?
- Welche Türen benötigen eine Notöffnung?
- Welche Bereiche bleiben mechanisch?
Eine gute Planung verhindert später unnötige Sonderlösungen.
Datenschutz bei Zutrittsprotokollen berücksichtigen
Einige elektronische Systeme können aufzeichnen, wann ein bestimmtes Zutrittsmedium an einer Tür verwendet wurde.
Technisch kann diese Funktion beispielsweise bei Sicherheitsvorfällen hilfreich sein.
Unternehmen sollten jedoch bereits bei der Planung klären, welche Daten tatsächlich benötigt werden, wie lange sie gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf. Insbesondere bei personenbezogenen Zutrittsprotokollen sollten die jeweils geltenden Datenschutz- und betrieblichen Anforderungen berücksichtigt werden.
Nicht alles, was technisch protokolliert werden kann, muss im Alltag auch dauerhaft gespeichert werden.
Die häufigsten Fehler bei der Planung
Einfach das modernste System kaufen
Viele Funktionen bedeuten nicht automatisch eine bessere Lösung.
Entscheidend ist der tatsächliche Bedarf.
Keine Notfalllösung einplanen
Jedes elektronische System kann irgendwann eine Störung haben. Eine alternative Zugangsmöglichkeit sollte vorhanden sein.
Zu viele Personen erhalten Vollzugriff
Berechtigungen sollten nur so weit reichen, wie sie tatsächlich benötigt werden.
Alte Berechtigungen bleiben aktiv
Mitarbeiterwechsel müssen konsequent in der Zutrittsverwaltung berücksichtigt werden.
Mechanische Türprobleme werden ignoriert
Eine elektronische Zutrittskontrolle löst keine klemmenden Schlösser, schlecht eingestellten Türen oder defekten Mehrfachverriegelungen.
7 Fragen vor der Entscheidung
Bevor Sie sich für Karten, Codes oder Apps entscheiden, sollten Sie klären:
- Wie viele Mitarbeiter benötigen Zugang?
- Wie viele Türen sollen eingebunden werden?
- Gibt es unterschiedliche Sicherheitsbereiche?
- Ändern sich Mitarbeiter oder Berechtigungen häufig?
- Werden temporäre Zugänge benötigt?
- Welche Notfalllösung soll bei technischem Ausfall funktionieren?
- Soll das System später erweitert werden können?
Mit diesen Antworten lässt sich meist schnell erkennen, welche Technik sinnvoll ist.
Häufige Fragen
Sind Karten sicherer als Zahlencodes?
Nicht pauschal. Eine individuell verwaltete Karte bietet den Vorteil, dass sie bei Verlust gezielt deaktiviert werden kann. Ein gemeinsam genutzter Code kann dagegen unbemerkt weitergegeben werden.
Was ist für kleine Büros am besten?
Bei wenigen Mitarbeitern kann ein einfaches Karten-, Transponder- oder individuelles Codesystem ausreichen. Eine komplexe zentrale Zutrittsverwaltung ist häufig nicht notwendig.
Können Karten und Smartphone gleichzeitig verwendet werden?
Bei vielen modernen Systemen können unterschiedliche Zutrittsmedien kombiniert werden. So kann ein Mitarbeiter eine App nutzen, während ein anderer eine Karte erhält.
Was passiert bei einem verlorenen Smartphone?
Die digitale Berechtigung sollte möglichst schnell deaktiviert werden. Zusätzlich sollte das Smartphone selbst durch Gerätesperre und sichere Anmeldung geschützt sein.
Braucht eine elektronische Zutrittskontrolle immer Internet?
Nein. Viele Systeme können lokal oder offline arbeiten. Eine Internetverbindung wird häufig für zentrale Fernverwaltung oder bestimmte Zusatzfunktionen benötigt.
Kann eine bestehende mechanische Schließanlage erweitert werden?
Je nach vorhandenem System kann eine Kombination aus mechanischen und elektronischen Komponenten sinnvoll sein. Ob das möglich ist, sollte anhand der bestehenden Anlage geprüft werden.
Fazit: Karten, Codes oder Apps?
Eine pauschal beste Zutrittslösung für jedes Büro gibt es nicht.
Karten und Transponder sind besonders praktisch, wenn viele Mitarbeiter individuelle Berechtigungen benötigen.
Zahlencodes eignen sich gut für kleine Nutzergruppen und temporäre Zugänge – idealerweise mit individuellen statt gemeinsam genutzten Codes.
Smartphone-Apps bieten besonders viel Flexibilität und reduzieren die Anzahl zusätzlicher Schlüssel oder Karten, benötigen aber eine gut geplante technische und organisatorische Ausweichlösung.
In vielen Unternehmen ist deshalb eine Kombination verschiedener Zutrittsarten die sinnvollste Lösung.
Wer eine neue Zutrittskontrolle plant, sollte nicht zuerst die Technik auswählen, sondern zunächst festlegen, wer wann durch welche Tür gelangen können soll. Daraus ergibt sich anschließend das passende System.
Über unseren Schlüsseldienst Köln unterstützen wir Sie bei der Planung und Modernisierung von Schließanlagen und elektronischen Zutrittslösungen für Büros und Gewerbeobjekte.
